Zapisy w umowie z dostawcą gadżetów mogą być niezgodne z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Moje przypuszczenia zdaje się potwierdzać instytucja zarządzająca programem operacyjnym w Olsztynie. Zamówienie miało być zrealizowane na potrzeby sierpniowej konferencji.Po otrzymaniu odpowiedzi na wniosek o dostęp do informacji publicznej w zakresie organizacji sierpniowej konferencji przygotowałem materiał, który został opublikowany 3 października 2013 roku (Konferencja - bezpieczny sposób na wydanie publicznych pieniędzy). Przeglądając przesłane materiały okazało się, że brakuje kilku dokumentów. Wystąpiłem do urzędników miejskich o uzupełnienie informacji. Po zapoznaniu się z nadesłanymi dokumentami pojawiło się kilka wątpliwości.
Dla przypomnienia zamówienie publiczne dotyczyło:
Wykonanie gadżetów promocyjnych na konferencję w ramach projektu "Ostróda 2012" kreacja i promocja nowej marki regionu.Protokół z rozeznania rynku był gotowy 19 sierpnia. 28 sierpnia podpisano umowę na dostawę gadżetów. Dlaczego dopiero 28 sierpnia, skoro zgodnie z dokumentacją o wszczęciu postępowania przetargowego, jako termin realizacji wskazano 29 sierpnia 2013 roku. Nie znam jeszcze odpowiedzi na to pytanie.
Oczywistym pytaniem jest, czy da się przygotować projekty 6 różnych gadzetów, uzyskać ich akceptację, wykonać zamówienie i dostarczyć kilka tysięcy gadżetów w jeden dzień? Tyle, bowiem upłynęło od podpisania umowy do terminu jej realizacji zgodnie z dokumentacją zamówienia. Teoretycznie tak, w praktyce jest to zadanie z gatunku niewykonalnych. Gadżety, które miały być przygotowane na konferencję 30 sierpnia zostały dostarczone do Urzędu Miasta w dniu 9 września, czyli 10 dni po konferencji. Potwierdza to protokół zdawczo-odbiorczy, w którym niestety nie ma ani liczby ani rodzaju odebranych przedmiotów. Co i ile zatem odebrano?. Pozostaje to tajemnicą dostawcy i odbiorcy. Warto tu podkreślić, że taki protokół jest niezgodny z §2 pkt.7 umowy, który brzmi: [...] Odbiór ilościowy i jakościowy odbywa się u Zamawiającego. Odbiór przedmiotu zamówienia strony potwierdzą w protokole zdawczo-odbiorczym, stwierdzającym zgodność jakościową i ilościową przedmiotu zamówienia z umową. Czy nie oznacza to, że niezabezpieczono interesu zamawiającego i naruszono zapisy umowy?
Kolejnym pytaniem jest, jakie gadżety rozdano podczas konferencji?
Przypomnę, przedmiotem zamówienia było:
smycz z nadrukiem (1000 szt.),
blok notesowy z nadrukiem (1000 szt. ),
długopis z logo (1000 szt.),
torba papierowa z logo (1000 szt.),
pendrive z logo (ok. 400 szt.),
koszulka z logo (ok. 400 szt.).
Razem 4400 gadżetów.
Gdy porównałem specyfikację tego zamówienia ze specyfikacją w umowie okazało się, że są różnice. Zwiększono liczbę koszulek z logo o 600 szt. W umowie brak jest daty realizacji. Kwota na umowie różni się od tej przesłanej w ofercie. Z kolei kwota na fakturze jest taka jak w zapytaniu ofertowym wysłanym przez firmę, czyli jest inna niż w umowie. W związku z tym, że zamówienie było realizowane przy udziale środków unijnych wysłałem zapytanie do instytucji zarządzającej. Biuro Kontroli Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego przy urzędzie Marszałkowski w Olsztynie odpowiedziało na pytanie.1) Czy dopuszczalnym jest, że treść umowy podpisana z wykonawcą zamówienia różni się w kwestii liczby zamawianych przedmiotów od ilości wskazanej w zamówieniu ofertowym skierowanym do wybranych podmiotów w ramach zapytania?
Wraz z zaproszeniem do składania ofert Zamawiający przesyła potencjalnym oferentom specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) (art. 71 ust. 2 ustawy PZP). Jednym z elementów SIWZ, zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt. 3 jest opis przedmiotu zamówienia. Z uwagi na fakt, iż jest to element istotny, mający bezpośredni wpływ na cenę składanych ofert powinien zostać dokonany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, zgodny z art. 29 i 30 ustawy PZP.
Jeśli w zaproszeniu do składania ofert Zamawiający określi konkretną liczbę zamawianych przedmiotów i oferowana cena będzie dotyczyła całego przedmiotu zamówienia – umowa z Wykonawcą powinna zostać podpisana na zakres wskazany w SIWZ oraz ofercie (art. 140 PZP). **
2) Czy kwota za wykonaną usługę zapisana w umowie z wyłonionym wykonawcą może być inna od tej przesłanej przez niego w odpowiedzi na zapytanie skierowane przez zamawiającego?
Zgodnie z art. 72 ust. 1 ustawy PZP każdy z zaproszonych Wykonawców do składania ofert w zapytaniu o cenę może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Mając powyższe na uwadze wartość podpisanej umowy z Wykonawcą musi odpowiadać złożonej ofercie. **
Nie wyklucza to jednak możliwości składania ofert z ceną kalkulowaną z cen jednostkowych, w zależności od tego jaki sposobu obliczenia ceny określił Zamawiający w SIWZ (art. 36 ust. 1 pkt. 12 ustawy PZP).
3) Czy w umowie podpisanej z wykonawcą zamówienia musi być podana dokładana data realizacji zamówienia taka sama, jak wskazana w zapytaniu ofertowym?
Kolejnym istotnym elementem mogącym mieć wpływ na wartość oferty jest termin wykonania zamówienia (w szczególności kiedy ten termin jest krótki), który należy określić w SIWZ (art. 36 ust. 1 ustawy PZP). Dlatego umowa z Wykonawcą powinna zostać zawarta na okres wskazany w SIWZ. **
Nie wyklucza to możliwości dokonania zmiany terminu realizacji zamówienia na etapie jego realizacji, o ile Zamawiający w SIWZ przewidział taką możliwości i określił jej warunki (art. 144 ust.
Dodatkowo pragnę poinformować, iż za zgodność przeprowadzenia postępowania współfinansowanego z RPO WiM z wymogami ustawy PZP odpowiedzialność ponosi Beneficjent.
(** podkreślenia istotnych informacji wykonane przez autora)
Te odpowiedzi zdają się wiele wyjaśniać w kwestii zgodności umowy z Prawem Zamówień Publicznych.
Umowa nie przewidywała zmiany terminu dostawy. Urząd miasta nie przedstawiał informacji, które wskazywałyby, że doszło do zmiany zapytania ofertowego. Również nie otrzymałem potwierdzenia, czy umowa była aneksowana. Niestety pytanie, czy doszło do podpisania aneksu pomimo, że od jego zadania minęło 11 dni nadal pozostaje bez odpowiedzi. Nawet deklaracja pracownika Biura Pełnomocnika ds. Promocji, Turystyki i Kultury, że odpowiedź zostanie wysłana w dniu 21 października, pozostała tylko deklaracją.
Poniżej tabelaryczne zestawienia terminów realizacji czterech umów oraz wybrane dokumenty.
Czy próba utrudniania dostępu do informacji publicznej ma na celu ograniczenie dostępu do dokumentów źródłowych, z których można się wiele dowiedzieć o realizacji umów przez Urząd Miasta? Odpowiedź na to pytanie pozostawiam na razie bez odpowiedzi.
Wszystkie dokumenty:
