Konferencja, promocja, prezentacja, brzmi podobnie jednak ma różne znaczenie. To nie konferencja a prezentacja marki Ostróda 2012 w parlamencie europejskim była pierwotnie wpisana w przełożony harmonogram realizacji projektu "Ostróda 2012 kreacja i promocja marki regionu". Wcale nie jestem przekonany, że wybór Ostródy i organizacja nic niewnoszącej konferencji był właściwy.Kilka dni po zakończeniu szeroko komentowanej konferencji i innych działań z nią powiązanych wystąpiłem do Urzędu Miasta w wnioskiem o informację publiczną w zakresie umów i przetargów. Jak zwykle musiałem odczekać 2 tygodnie na skany 43 stron. Nie ma przy tym znaczenia, że to dokumenty aktualne nieznajdujące się w żadnym archiwum. Wystarczy włożyć do skanera i po góra godzinie można wysłać na adres poczty elektronicznej gotową odpowiedź na wniosek. Najwyraźniej urzędnicy miejscy zbyt dosłownie i zbyt daleko zinterpretowali sobie zapis w ustawie o dostępnie publicznej. Art. 13. ust 1. mówi: Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Zapis ten nie wiedzieć czemu urzędnicy zinterpretowali jako "nie wcześniej niż 14 dni". Co gorsza trzymają się tej interpretacji w każdej sytuacji. Niemal za każdym razem czekam 14 dni na uzyskanie nawet kilkuzdaniowej odpowiedzi. Niestety nie jest to koniec oczekiwania, gdyż urzędnicy zapomnieli dosłać treści jednej z umów. Chodzi o gadżety. Czekam cierpliwie i mając na uwadze wcześniejsze doświadczenia na te kilka skanów pewnie będę zmuszony poczekać 2 tygodnie.
Czy jest to celowe działanie nastawione na utrudnianie dostępu do informacji publicznej? Wcale nie boję się odpowiedzieć twierdząco. Mam aż nadto przykładów potwierdzających moje zdanie na ten temat. Będzie to jednak tematem osobnego materiału.
Wracając do konferencji. Poniżej prezentuję szczegółowe informacje na temat jej organizacji, czyli: kto, za ile i co.
Prezentuję to, ponieważ zapowiadana transparentność pracy urzędu to wyłącznie hasło bez pokrycia głoszone przed wyborami. Transparentności nie ma. Jest niewygodna, nie na rękę? Społeczeństwo ma prawo i powinno wiedzieć, na co są przeznaczane publiczne pieniądze. Szczególnie po takim zrywie lokalnej społeczności. Szczególnie, że brak transparentności pracy urzędu i rozrzutność były hasłami, z którymi odwoływano w referendum poprzedniego burmistrza.
Wracając do konferencji:
Zgodnie z dokumentacją zamówień publicznych na organizację konferencji wydano następujące kwoty:
Konferencja - 28 000 zł
Koncert - 32 000 zł
Gadżety - 29 889 zł
Książka - 30 000,60 zł
całość: 119 889,6 zł
Udział w projekcie środków unijnych to 70,75% przy 29,25% wkładu własnego. Zatem ze środków unijnych miasto otrzymało zwrot nakładów w wysokości: 84 821,89 zł. Wkład własny to 35 067,71 zł
W ramach konferencji odbyły się cztery zamówienia publiczne.
- Honorarium artystów spektaklu rewiowego REWIA FOREVER Teatru Sabat w ramach konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury w ramach realizacji projektu pn.: "Ostróda 2012"- kreacja i promocja nowej marki regionu.
- Wykonanie gadżetów promocyjnych na konferencję w ramach projektu "Ostróda 2012" kreacja i promocja nowej marki regionu.
- Organizacja konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury dla 100 osób w dn. 30.08.2013 r. w ramach realizacji projektu pn.: "Ostróda 2012"- kreacja i promocja nowej marki regionu.
- Wykonanie opracowanie i druk promocyjnego wydawnictwa promującego ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury na potrzeby konferencji w ramach projektu "Ostróda 2012" - kreacja i promocja nowej marki regionu.
W szczegółach zamówienia te wyglądały następująco:
1) Honorarium artystów spektaklu rewiowego REWIA FOREVER Teatru Sabat w ramach konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury w ramach realizacji projektu pn.: "Ostróda 2012"- kreacja i promocja nowej marki regionu.
W przypadku koncertu "ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw uzasadnione jest zlecenie realizacji konkretnemu wykonawcy" - czytamy w dokumentacji przetargowej. Umowa została podpisana z Art.Show Małgorzata Potocka Nowicka, Warszawa
Cena: 32 000 zł.
2) Wykonanie gadżetów promocyjnych na konferencję w ramach projektu "Ostróda 2012" kreacja i promocja nowej marki regionu.
Przedmiotem zamówienia było:
smycz z nadrukiem (1000 szt.),
blok notesowy z nadrukiem (1000 szt. ),
długopis z logo (1000 szt.),
torba papierowa z logo (1000 szt.),
pendrive z logo (ok. 400 szt.),
koszulka z logo (ok. 400 szt.).
Zapytanie ofertowe wysłano do trzech podmiotów:
1. P.H.U. Marta Żółtek - 29 889 zł
2. DeDe Studio Photography & Graphic Design Damian Drzewiecki - 38 376 zł
3. Polska Grafika Samochodowa Sp. j. - 35 424 zł
Kryterium 100% cena – zwycięzca: P.H.U. Marta Żółtek
3) Organizacja konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury dla 100 osób w dn. 30.08.2013 r. w ramach realizacji projektu pn.: "Ostróda 2012"- kreacja i promocja nowej
W specyfikacji określono wymogi dotyczące organizacji:
1. Przedmiotem umowy jest organizacja 30.08.2013 r. konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury dla 100 osób, w ramach realizacji projektu pn.: "Ostróda 2012"- kreacja i promocja nowej marki regionu" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
2. Wykonawca zobowiązuje się zgodnie ze złożoną ofertą przez czas trwania umowy do:
- przygotowania i wydruki zaproszeń:
a) Format: 200 x 100 mm Zadruk: 2+1, na papierze kreda 150 g, w kopertach z nadrukiem (1 kolor), 300szt.;
b) opracowanie wzoru zaproszeń i nadruku na kopertach zgodne z Księgą Znaku "Ostróda 2012" wraz z zastosowaniem oznakowania materiałów promocyjnych według wytycznych RPO WiM;
c) Zamawiający dostarczy listę uczestników konferencji Wykonawcy po podpisaniu umowy:
- Zamówienie i dostarczenie czterech statuetek ,,Perła Ostródy 2013"
- przeprowadzenia konferencji:
Szczegóły zamówienia sali na konferencję
- Zamawiający jako miejsce realizacji konferencji wskazuje salę konferencyjną na terenie
Kompleksu Sportowo - Rekreacyjnego przy ul. 3-go Maja w Ostródzie:
- sala powinna zostać wyposażona w sprzęt audiowizualny służący prezentacjom (rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie sali oraz mikrofon),
- catering dla ok. 100 osób - bufet kawowy w trakcie konferencji (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, ciasto) + obiad w formie szwedzkiego stołu po zakończeniu konferencji (szczegółowe wymagania odnośnie cateringu poniżej),
- czas trwania konferencji ok. 5 godzin.
- zapewnienie m.in.: 4 prelegentów/ekspertów oraz moderatorów prowadzących panele tematyczne oraz w razie potrzeby noclegów wykładowcom konferencji.
Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa: 100 osób
- bufet kawowy będzie składał się z kawy, mleko /śmietanka do kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, ciasta dostępnych bez ograniczeń w trakcie konferencji
- szwedzki stół podany w osobnym pomieszczeniu (proponowane menu do uzgodnienia z Zamawiającym).
Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia.
Koncert dla uczestników konferencji oraz zaproszonych osób (min. 300)
- Zamawiający jako miejsce koncertu wskazuje Amfiteatr w Ostródzie, występujący podczas koncertu artyści zostaną zapewnieni przez Zamawiającego
- zapewnienie cateringu dla artystów (50 osób) w postaci dwudaniowego obiadu
- przygotowanie plakatów na koncert (format A2 i A3, liczba sztuk - 100 egz.)
- zapewnienie odpowiedniej ochrony koncertu
- pokrycie kosztów obsługi technicznej koncertu (nagłośnienie, oświetlenie) oraz kosztów sprzątania
Zapytanie ofertowe wysłano do trzech podmiotów:
1. Fundacja Rozwoju Warmii i Mazur, Iława - 30 750
2. Fundacja Rozwoju Regionalnego "Warmia i Mazury", Olsztyn - 39 360
3. Brandflower, Tomasz Esden- Tempski, Ornowo - 28.000
Kryterium 100% cena – zwycięzca: Brandflower, Tomasz Esden- Tempski
4) Wykonanie opracowanie i druk promocyjnego wydawnictwa promującego ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury na potrzeby konferencji w ramach projektu "Ostróda 2012" - kreacja i promocja nowej marki regionu.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
1) Wykonanie i opracowanie tekstów, w tym:
a) sporządzenie krótkich opisów dotyczących głównych atrakcji turystycznych Ostródy wg wskazań
Zamawiającego; autor tekstów, przed opracowaniem merytorycznym, musi skonsultować treść wydawnictwa z Zamawiającym, opis musi być sporządzony w 2 językach: polskim i niemieckim
b) opracowanie projektu strony tytułowej wydawnictwa i uzyskanie akceptacji Zamawiającego,
c) przekazanie folderu na płycie CD /DVD w każdej z wymaganych wersji językowych w formie prezentacji.
2) Wykonanie lub pozyskanie i opracowanie fotografii, w tym:
a) wykonanie lub pozyskanie i opracowanie fotografii przedstawiających wskazane przez Zamawiającego atrakcje turystyczne (należy założyć, że zdjęcia powinny zajmować około 80 % objętości wydawnictwa),
b) przekazanie Zamawiającemu zdjęć na nośniku CD/DVD,
3) Tłumaczenia, w tym:
a) tłumaczenie z języka polskiego na język niemiecki, z zachowaniem poprawności językowej - weryfikacja tekstów leży po stronie Wykonawcy,
4) Skład komputerowy, w tym:
a) przygotowanie projektu szaty graficznej albumu,
b) przedstawienie Zamawiającemu projektu albumu w skali 1:1 i późniejsze wprowadzanie
poprawek do momentu akceptacji przez Zamawiającego.
5) Przygotowanie do druku.
6) Druk.
7) Kolportaż do siedziby zamawiającego, w tym zabezpieczenie, podzielenie zgodnie z wytycznymi i dostarczenie do siedziby zamawiającego w odpowiedniej ilości folderów.
Wymagania dotyczące wydawnictwa:
a. format 21 x 21cm
b. objętość - 80 stron + okładka
c. oprawa twarda
d. kolor 4+4
e. papier
- środek kreda matowa 200 g
- uszlachetnienia okładka lakier miejscowy UV 1+1
- okładka folia matowa 1+0
g. nakład 1.000 egz.
Zapytanie ofertowe wysłano do trzech podmiotów:
1. Retman, Waldemar Mierzwa, Dąbrówno - 32 000 zł
2. Wydawnictwo Drwęca, Ostróda - 30.000,60 zł
3. GBE Group, Mariusz Kuś, Ostróda - brak oferty
Kryterium 100% cena - zwycięzca: Wydawnictwo Drwęca
Zdjęcia: Wojtek Koykos Kozicz, Adrian Godlewski, Ryszard Bogucki
Tekst: Adrian Godlewski, Włodzimierz Godlewski
Warto zwrócić uwagę na kilka ciekawostek wynikających ze specyfikacji na organizację konferencji. Organizuje się ją w sali na góra 100 osób. Zaproszeń zamawia się 300 i ponad 200 wysyła. Ciekaw jestem, co by zrobili organizatorzy, gdyby wszyscy zaproszeni goście zjawili się tego dnia.
Na konferencję organizowaną na 100 osób zaprasza się 21 radnych (1/5 wszystkich gości), choć konferencja nie była i nie powinna być kierowana do radnych.
Organizator konferencji ma wpisaną organizację koncertu, na który to koncert wykonawcę zapewnie zlecający, czyli miasto. Koszty organizacyjne ponosi organizator konferencji. Nie potrafię logicznie wyjaśnić takich zawiłości.
Zapytanie ofertowe na wydawnictwa wysyłano do podmiotu, który nie ma żadnego doświadczenia w tym zakresie.
Wbrew temu, co mówi burmistrz Ostródy konferencja mogła się odbyć za dużo mniejsze pieniądze. Mogła się odbyć w zupełnie innej formie. Co ważniejsze wcale nie musiała się odbyć a pieniądze można było przeznaczyć na skuteczną promocje Ostródy poza jej granicami. Jednak burmistrz zdecydował inaczej. Zastanawia mnie, dlaczego organizacja konferencji promującej ofertę miasta Ostródy w zakresie inwestycji, sportu i kultury miała w swoim programie:
- Model zarządzania kulturą w mieście,
- Partycypacja społeczna w zarządzaniu miastem (budżet obywatelski, konsultacje społeczne),
- Wspieranie lokalnej przedsiębiorczości i promocja gospodarcza miasta w kontekście nowej perspektywy finansowania ze środków unijnych,
- Model zarządzania sportem w mieście.
Zamiast promocji na zewnątrz i pozyskania potencjalnych inwestorów jak i turystów mieliśmy pogadankę. Niby o promocji, ale jednak nie na temat. Swoista promocja "sami dla siebie". Konferencja nie zmieniła nic poza uszczupleniem publicznego portfela. Taka jest właśnie moja subiektywna ocena tego wydarzenia.