Od 24 maja do5 lipca 2024 roku w Urzędzie Miejskim w Ostródzie był realizowany audyt wewnętrzny. Dotyczył on "Prawidłowość realizacji oraz nadzoru nad procesem inwestycyjnym". Zadaniem audytowym objęta została działalność Wydziału Inwestycji, ze szczególnym uwzględnieniem adekwatności i efektywności realizacji oraz nadzoru nad procesami inwestycyjnymi w 2023 roku oraz latach wcześniejszych. Audyt wykazał szereg nieprawidłowości.
W okresie od 24.05.2024 do 05.07.2024 zostały przeprowadzone prace audytowe z wykorzystaniem następujących technik: zapoznano się z dokumentami wewnętrznymi, przeprowadzono wywiady z kierownictwem, zastosowano również metodę próbkowania (losowo) przy badaniu dokumentów. Ogólne stwierdzenie audytora jest takie, że kontrola zarządcza w wydziale nie funkcjonuje prawidłowo. System kontroli zarządczej w obszarze audytowanym nie zapewnia realizacji celów i zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. Znaleziono wiele obszarów, w których w celu naprawienia struktur kontroli wewnętrznej wydają się niezbędne działania naprawcze.
Kontrola wykazała brak odpowiedniego nadzoru nad podległymi parownikami oraz odpowiedniego nadzoru nad realizowanymi inwestycjami. Brak odpowiedniego nadzoru doprowadza do wielokrotnych zmian zakresu inwestycji w trakcie ich realizacji, co w konsekwencji doprowadza do różnic zakresu w stosunku do założonego w zaproszeniu do składania ofert i umowie głównej.
Wskazano tez na brak odpowiedniego nadzoru nad prowadzonymi inwestycjami. Niekompletne i chaotycznie prowadzone teczki spraw.
W pierwszej kolejności badaniu poddano zadania inwestycyjne współfinansowane ze środków zewnętrznych (,,Polski Ład") pod nazwą: „Przebudowa i rozbudowa separatorów kanalizacji deszczowej w Ostródzie". Zamówienie udzielane zostało w trybie podstawowym Ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy. W opinii audytora procedura wyłonienia wykonawcy odbyła się prawidłowo, nie zauważono niezgodności z przepisami prawa ani żadnych innych niedociągnięć. Do momentu podpisania umowy z wykonawcą dokumentacja jest kompletna, czytelna i nie wzbudza wątpliwości audytora.
W dniu 01.08.2023 r. podpisano umowę z wykonawcą. Należy zacząć od tego, że dokumentacja związana z inwestycją, w tym również korespondencja z wykonawcą wydaje się być niekompletna. Odnosi się wrażenie, że przez pierwsze miesiące (do końca roku 2023) nic nie było realizowane. Natomiast zgodnie z umową wykonawca miał rozpocząć realizację umowy niezwłocznie po jej zawarciu i miał wykonywać swoje zobowiązania z odpowiednim pośpiechem, aby dotrzymać terminu realizacji umowy, nawet w przypadku napotkania niespodziewanych trudności. W pierwszym etapie prac należało sporządzić dokumentację projektową, która została zlecona podwykonawcy. Zgodnie z umową wykonawca miał obowiązek przesłać do akceptacji projekt umowy na podwykonawstwo, a następnie kopię podpisanej umowy. W dokumentacji znajduje się jedynie projekt, bez jego ostatecznej wersji.
Terminy wskazane w tym projekcie mogą stwarzać ryzyko, że będą one niezgodne z właściwą umową, jednak brak ostatecznej podpisanej wersji uniemożliwia ich weryfikację. Wszystkie dokumentacje projektowe zostały przekazane do akceptacji po wskazanym w umowie terminie. Ze strony zamawiającego nie było w tym zakresie żadnej korespondencji ani ponagleń. Ponadto bezzasadnie wydłużano czas na weryfikację poszczególnych dokumentacji projektowych, co z całą pewnością miało wpływ na terminowość dalszych prac.
Wykonawca kilkakrotnie zwracał się z wnioskami o wydłużenie terminu realizacji, na które nie otrzymywał odpowiedzi. Wiele z zapisów umowy nie było egzekwowanych od Wykonawcy. Wykonawca co miesiąc miał obowiązek przedkładać harmonogram rzeczowo-finansowy oraz co dwa miesiące raport z postępu prac. Pierwsze tego typy dokumenty wpłynęły do urzędu dopiero w miesiącu kwietniu 2024 r. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że przedłożony harmonogram rzeczowo-finansowy nie zawiera wszystkich elementów wynikający z umowy. Dodatkowo nie weryfikowano zapisów odnoszących się do ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Audytor wewnętrzny weryfikując polisę przedłożoną na etapie przetargu zauważył, że w momencie przeprowadzania prac audytowych było ona już nieważna. Ponadto teczka z dokumentami nie zawiera uzupełnionego spisu spraw, a zamieszczone dokumenty nie są ułożone chronologicznie, co znacznie utrudnia weryfikację.
Następnym zadaniem objętym audytem była inwestycja w całości finansowana z budżetu miasta, tj. „Plac Tysiąclecia OdNowa!”. Inwestycja realizowana była w ramach tzw. budżetu obywatelskiego. Podobnie jak w poprzedniej inwestycji zamówienie udzielane zostało w trybie podstawowym Ustawy prawo zamówień publicznych, a wykonawca został wybrany prawidłowo i zgodnie z procedurami ogłoszonego przetargu podpisano z nim w dniu 20.11.2023 r. umowę, która miała być zrealizowana do końca roku 2023. W dniu następnym przekazano wykonawcy teren budowy. Bardzo istotnym niedopatrzeniem ze strony Wydziału Inwestycji jest nieuzyskanie wymaganych przepisami prawa pozwoleń przed dniem rozpoczęcia prac. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych zostało złożone do Starostwa Powiatowego w Ostródzie dopiero w połowie stycznia 2024 r., natomiast brak sprzeciwu, a tym samym możliwość rozpoczęcia prac otrzymano 01.02.2024 r. W połowie grudnia 2023 r., na dwa tygodnie przed końcem terminu wykonania umowy, wykonawca wystąpił z wnioskiem o zmianę terminu jej wykonania. Zgodnie z umową wykonawca miał obowiązek niezwłocznie pisemnie informować zamawiającego o trudnościach, ryzykach oraz zmianach, które stanowią zagrożenie dla dotrzymania terminu wykonania umowy oraz przedstawić sposób ich rozwiązania gwarantujący dotrzymanie terminu końcowego, a w przypadku, gdy nie będzie to możliwe sposób minimalizujący opóźnienie. W opinii audytora wykonawca nie uzasadnił w wystarczającym stopniu przyczyn zmiany terminy. Powołał się na pismo od podwykonawcy o niedostępności sadzonek. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że z zgodnie z późniejszym oświadczeniem wykonawcy, umowa podwykonawstwo nie została podpisana. Wykonawca podpisał umowę na realizację inwestycji w listopadzie 2023 r. z terminem realizacji do końca roku. Wysoce prawdopodobne jest, że miał świadomość o trudnościach z dostępnością roślinności w okresie jesienno-zimowym. Nie zaistniały warunki niemożliwe do przewidzenia wcześniej. Dodatkowo na złożony wniosek o zmianę terminu wykonawca nie otrzymał odpowiedzi.
W dniu 19.12.2023 r. zamawiający wstrzymał wykonanie umowy, nie dotrzymując w tym zakresie zapisów umowy, w piśmie o wstrzymanie prac podano jedynie termin wstrzymania. Zgodnie z zapisami umowy zamawiający ma prawo wstrzymać (zawiesić) realizację umowy, przekazując wykonawcy pisemne oświadczenie z podaniem przyczyny, daty rozpoczęcia i czasu wstrzymania realizacji umowy, o ile powodami zawieszenia są istotne powody dla Zamawiającego. Kolejnym pismem (z dnia 19.03.2024 r.) wznowiono prace, jednak w dniu następnym wykonawca wystąpił z wnioskiem o konieczność dokonania prac dodatkowych, nieprzewidzianych umową oraz wprowadzenia zmian do projektu. Zmiany wymagały dokonania aktualizacji zgłoszenia dokonanego w Starostwie Powiatowym w Ostródzie, co po raz kolejny wydłużyło termin realizacji inwestycji. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że wszystkie zmiany zapisów umowy wymagały Aneksów, które nie zostały podpisane. Nie wspominając już o tym, że ostateczny wygląd inwestycji w sposób znaczący odbiegał od pierwotnego zamysłu budżetu obywatelskiego, a tym samym od projektu, który wygrał w głosowaniu przez mieszkańców. Dodatkowo nie weryfikowano innych zapisów umowy, między innymi wykonawca miał obowiązek informować o przebiegu prac w comiesięcznych raportach, których nie ma w dokumentacji. Nie zweryfikowano ważności ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Ponadto cała dokumentacja prowadzona jest chaotycznie. Nie ma spisu spraw, a dokumenty nie są ułożone chronologicznie.
W związku z zauważonymi błędami w dokumentacji prowadzonych inwestycji oraz nagminnie pojawiającym się wydłużeniami terminów realizowanych w 2023 roku inwestycji audytor wewnętrzny zdecydował o wylosowaniu do kolejnego badania zakończonej inwestycji z lat wcześniejszych (2021-2022). Do badania wylosowano inwestycję z 2021 roku dotyczącą ,,Opracowanie projektu budowy nowoczesnego centrum multimedialnego z salą widowiskowo-kinową i nową siedzibą Miejskiej Biblioteki Publicznej oraz czytelnią multimedialną w Ostródzie". Wykonawca został wybrany w ramach zamówień publicznych zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 2 ust 1 pkt.1 uPz, a co za tym idzie cała dokumentacja związana z wyłonieniem wykonawcy prowadzona była przez Wydział Inwestycji. Już sama umowa wzbudziła wątpliwości audytora, gdyż nie zawierała zapisów odnoszących się do przekazania praw autorskich do dokumentu, co w przypadku opracowania projektu jest niezwykle istotne.
Umowa z wykonawcą została podpisana 06.08.2021 r. z terminem realizacji 120 dni, jednak protokół odbioru oraz faktura zostały już wystawione po 25 dniach. Praca została odebrana bez uwag. Jednak w opinii audytora odebrana dokumentacja nie jest zgodna z zapisami umowy. Odebrana dokumentacja nie zawiera wersji elektronicznej (płyty CD/DVD). Ponadto na żadnym z przedłożonych dokumentów nie ma podpisów ani pieczątek osób wykonujących projekt. Dodatkowo wszystkie trzy egzemplarze dokumentacji zawierają jedynie rysunki techniczne, poglądowe i szacunkowe koszty. W dokumentacji nie ma jakichkolwiek planów, opisów, parametrów czy uzgodnień. Zdaniem audytora koszt opracowania dokumentacji został zawyżony, natomiast brak przekazania praw autorskich uniemożliwia dalsze jej wykorzystanie. Inwestycja nie była realizowana w sposób celowy, oszczędny i efektywny.
Należ również zauważyć, że tak samo jak w przypadku poprzednich inwestycji cała dokumentacja prowadzona jest chaotycznie, nie ma spisu spraw, a dokumenty nie są ułożone chronologicznie.
Reasumując, po zakończeniu zadania audytowego: „Prawidłowość realizacji oraz nadzoru nad procesem inwestycyjnym” istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że wszystkie inwestycje prowadzone w ostatnich latach nie były odpowiednio nadzorowane. Liczne uchybienia dotyczące procedur, środowiska kontroli finansowej oraz sposobu wykonania i rozliczenia inwestycji zasadniczo wpływają na ogólną ocenę efektywności i prawidłowości realizacji inwestycji. Kontrola zarządcza w Wydziale Inwestycji Urzędu Miejskiego w Ostródzie nie funkcjonuje prawidłowo. Audytor wewnętrzny nie daje racjonalnego zapewnienia, że inwestycje w mieście zostały przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa, a środki przeznaczone na te inwestycje zostały wydane w sposób racjonalny.
Materiał na podstawie sprawozdania końcowego z przeprowadzenia zadania audytu wewnętrznego.