Ile czasu zajęło urzędnikom miejskiego ratusza wykonanie skanów 25 stron formatu A4? Około 20 minut. Ile czasu potrzebowali, by je wysłać na podany we wniosku adres email? Dwa tygodnie! Urząd Marszałkowski te same dokumenty przesłał w nieco ponad 24 godziny od odebrania prośby o ich udostępnienie.Zapytanie, które obie instytucje odebrały w poniedziałek 16 lutego 2015 roku rano, dotyczyło:
1) wniosek o dofinansowanie projektu wraz z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym, utworzony na nowym ID wniosku.
2) harmonogram składania wniosków o płatności.
Chodzi o naprawę statków.
Odpowiedź z Urzędu Marszałkowskiego dotarła na redakcyjną skrzynkę we wtorek 17 lutego 2015 roku około godz. 9:00. Ta sama odpowiedź z Urzędu Miejskiego w Ostródzie dotarła na redakcyjna skrzynkę w poniedziałek 2 marca 2015 roku około godz. 13:45. Obie odpowiedzi to ten sam dokument, który został wytworzony przez Urząd Miejski w Ostródzie.
Skąd zatem te ogromne różnice w czasie odpowiedzi? Trudno o logiczne wytłumaczenie.
Według moich informacji skany odpowiedzi z UM Ostróda zostały wykonane kilkanaście minut przed wysłaniem i mam na to dowody. Dlaczego czekano 2 tygodnie? To pozostanie tajemnicą Burmistrza Czesława Najmowicza. Przypomnę tu, że bezpośrednio za pracę urzędu odpowiada sekretarz Dariusz Struk. Dość oczywistym jest postawienie pytania, czy urząd działa poprawnie i obieg dokumentów, jak i odpowiadanie na nie zgodnie z przepisami prawa działa w sposób właściwy? Na pewno daleko do ideału i potwierdza to skarga na działalność Burmistrza. Uchwała nr 5/2015 z 28 stycznia 2015 roku, w której radni stwierdzili, że burmistrz nie odpowiadał na pisma w rozsądnym terminie została przegłosowana.
Aktualnie toczę kolejną batalie z urzędnikami o uzyskanie wglądu do około 13 faktur. Za rejsy statkami, transport autobusami i aplikację mobilną. Niestety dla urzędników dwa tygodnie to zbyt mało, by zrobić ksero lub skan. Co więcej według nich nie da się rozszyć spiętych dokumentów, gdyż ulegną one uszkodzeniu. Może zostały sklejone, nie zszyte? Na zrobienie zdjęć urzędnicy potrzebują dwóch miesięcy, co trzeba nazwać wprost utrudnianiem dostępu do dokumentów.
Mam nadzieję, że w piątek przy odrobinie dobrej woli urzędników sprawa zakończy się. Jeśli tak się nie stanie będę zmuszony złożyć kolejną skargę na działalność burmistrza.
UZUPEŁNIENIE: 7 marca 2015r.
2015-02-16 - UM odbiera wnioski o udostępnienie m.in. skanów faktur.
2015-03-02 - ostateczny termin na udzielenie odpowiedzi na wnioski o informację publiczną.
2015-03-02 13:51 - UM wysyła częściową odpowiedź na wnioski. W sprawie kopii faktur otrzymuję odpowiedź:
W odniesieniu do sporządzenia kopii faktury, informuję, że dokumenty księgowe, zgodnie z wymaganiami, są zszyte w sposób trwały, w księgach, poszczególne dokumenty są sporządzane na nie standaryzowanych do A4 formatach, i na różnego rodzaju papierze o różnej trwałości, ich rozszycie w celu skanowania czy też kopiowania wiąże się z niszczeniem dokumentów. W związku z tym nie możemy udostępnić faktur we wskazany przez Pana sposób, tj. w postaci kopii. Informujemy natomiast, że powyższe dokumenty są dostępne do wglądu w siedzibie Urzędu Miejskiego w Ostródzie, w godzinach urzędowania, po uprzednim umówieniu się - prosimy o podanie terminu, w celu przygotowania dokumentów oraz oddelegowania pracownika.
2015-03-02 22:03 - Odpowiadam urzędowi:
Po pierwsze proszę wykonać zdjęcia tych niezwykle trwale zszytych faktur. Mam nadziej, że przewracanie kartek nie spowoduje ich trwałego uszkodzenia (państwa opis może na to wskazywać).
Jeśli nie uda się wykonać pierwszej propozycji, oczekuję na wydanie decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia danych w zakresie i formie wskazanej we wniosku, wraz z uzasadnieniem ( art. 16 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.)).
W związku z przekroczeniem terminu na udzielenie kompletnej odpowiedzi na wniosek, na realizację przedstawionego pierwszego lub drugiego wariantu czekam do środy 4 marca 2015 roku, do godz. 15:30.
2015-03-04 07:56- Odpowiedź z UM:
W odniesieniu do dokumentów księgowych nie odmawiamy Panu do nich dostępu.
Natomiast w związku z faktem, że nie możemy udostępnić faktur we wskazany przez Pana we wniosku o udostępnienie informacji publicznej sposób, tj. w postaci scanów, ze względu na to, że dokumenty księgowe, zgodnie z przepisami, są zszyte w sposób trwały, w księgach, poszczególne dokumenty są sporządzane na nie standaryzowanych do A4 formatach, i na różnego rodzaju papierze o różnej trwałości, a ich rozszycie w celu scanowania, czy też kopiowania wiąże się z niszczeniem dokumentów, zgodnie z art. 14 pkt.2 ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz.U. Nr 112, poz. 1198), wskazaliśmy Panu możliwość wglądu do dokumentów w siedzibie Urzędu Miejskiego w Ostródzie.
Jeśli chodzi o żądanie sporządzenia zdjęć faktur, pragnę Pana poinformować, że zdjęcia takie, sporządzone zostaną w warunkach i z użyciem sprzętu, którym dysponujemy w Urzędzie Miejskim. Ich jakość zależna będzie od tych czynników.
Pragnę ponadto poinformować, że w związku z koniecznością sporządzenia zdjęć, odszukania dokumentów w zestawieniach księgowych z poszczególnych miesięcy i oddelegowania do tego zadania pracownika Urzędu, informacja zostanie sporządzona w terminie przewidzianym w art. 13 pkt.2. ustawy o dostępie do informacji publicznej. - (maksymalnie dwa miesiące od złożenia wniosku, czyli do 17 kwietnia 2015 roku, redakcja)
Skąd wiadomo, że są zszyte i uszkodzą się, skoro dopiero trzeba je odszukać? Co robiono przez dwa tygodnie?
2015-03-04 08:52 - Odpowiadam urzędowi:
Szanowny Panie Burmistrzu
Zgodnie z ustawą jest pan zobowiązany do podania konkretnego terminu udzielenia odpowiedzi. W tym przypadku chodzi o przekazanie zdjęć faktur. Oczekuję podania tego terminu do godz. 15:30 w dniu 4 marca 2015 roku.
2015-03-04 16:26 - Odpowiadam urzędowi;
w związku z brakiem odpowiedzi na moją korespondencję informuję, iż chcę uzyskać wgląd w siedzibie Urzędu Miejskiego w Ostródzie do wszystkich faktur, o które wnioskowałem. Dzień 6 marca (piątek), od godz. od 11:00 do 15:30.
2015-03-05 07:41 - odpowiedź z UM:
Zdjęcia wszystkich faktur, o które Pan prosił otrzyma Pan najpóźniej do dnia 27.03.2015 roku. (podkreślenie redakcja)
2015-03-06 - Wizyta w urzędzie.
Zrobienie 30 zdjęć faktur (obie strony) zajęło mi 11 minut. Faktury były oznaczone w teczkach i zostało to wykonane przed moją wizytą. Jak widać jednak dało się to zrobić "od ręki" bez czekania do 27 marca. Dodam tylko, że faktury były istotnie zszyte, jednak ich rozszycie wcale nie doprowadziłoby do ich zniszczenia. Zatem nawet wykonanie skanów moim zdaniem było możliwe, bez najmniejszego problemu i uszczerbku dla dokumentów.
Czy w związku z tym mam rozumieć, że pracownik urzędu potrzebuje na zrobienie tej samej ilości zdjęć 40 dni podczas, gdy mnie zajęło to 11 minut?
Dodam, że we wniosku wskazałem, iż chcę otrzymać kopię faktur w postaci plików wysłanych na email. Nie wskazałem, że musi to być skan. Wystarczył minimalny przejaw dobrej woli ze strony urzędników, odrobina profesjonalizmu i chęci załatwienia sprawy w normalnym terminie. Jeśli urzędnicy mieli wątpliwości mogli zapytać bezpośrednio po otrzymaniu mojego wniosku. Najwyraźniej jednak chcieli jak zwykle odczekać do końca terminu i "wynaleźć" problem, którego nie ma. Mogli też bez pytania wysłać zdjęcia faktur. Byłaby to właściwa odpowiedź na wniosek. Wszystko wskazuje, że kolejny raz chciano "komuś coś udowodnić". Nie świadczy to najlepiej o działalności urzędu i osób podejmujących decyzje w sprawie udostępniania informacji. Nie świadczy najlepiej choćby dlatego, że to powtarzająca się praktyka w Urzędzie Miejskim w Ostródzie. Kolejny już raz udzielane odpowiedzi utwierdzają mnie w przekonaniu, że Burmistrz Ostródy Czesław Najmowicz nie czyta pism, które podpisuje.
Działania urzędników oczywiście nie ma nic wspólnego z utrudnianiem dostępu, brakiem czasu i złą organizacją pracy w urzędzie. Taka będzie zapewne wersja urzędu.